Выбрать страницу

Коммуникация внутри организации необходима для эффективных и успешных деловых операций. Ясность в общении помогает удерживать всех в команде на одной странице и ведет к большему сотрудничеству и лучшим результатам. Деловое общение — это процесс обмена информацией между командами, членами команды и клиентами внутри и за пределами компании.

В этой статье
  • Важность делового общения
  • Типы делового общения
  • Коммуникационные методы в бизнесе
  • Преимущества делового общения
  • Шаги для эффективного делового общения

Почему важно деловое общение?

Содержание скрыть
  1. Почему важно деловое общение?
  2. Различные типы делового общения
    1. Восходящее сообщение
    2. Нисходящее общение / управленческое общение
    3. Боковая коммуникация / Техническая коммуникация
    4. Внешнее деловое общение
    5. Получение и получение инструкций и присвоений как вверх, так и вниз.
    6. Обмен и обсуждение информации, в том числе обмен информацией, происходящий на собраниях.
    7. Встречи по решению проблем и принятию решений
  3. Методы делового общения
    1. Интернет-общение
    2. Телефонные встречи
    3. Видео-конференция
    4. Личные встречи
    5. Отчеты и официальные документы
    6. Презентаций
    7. Доски форумов и часто задаваемые вопросы
    8. Обзоры
    9. Деятельность по управлению клиентами
  4. Преимущества делового общения
    1. Создайте команду
    2. Повышение морального духа сотрудников
    3. Повышение удовлетворенности клиентов
    4. Повышение производительности
  5. Шаги по настройке процесса делового общения
    1. Проверяйте текущее состояние делового общения и ставьте цели
    2. Определите основные группы в вашей организации и их отношения друг с другом.
    3. Определите методы общения
    4. Выбирайте правильные инструменты
    5. Документируйте процесс
    6. Другие полезные ресурсы:

Поскольку мы знаем, что такое общение, нам легко понять, почему общение важно в бизнесе. Коммуникация помогает налаживать и продвигать хорошие рабочие отношения между работодателем и сотрудниками, что, в свою очередь, повышает моральный дух и эффективность. Эффективное деловое общение — это процесс, посредством которого знания передаются между сотрудниками и руководством для достижения целей организации.

Цель общения в бизнесе — улучшить организационные методы и уменьшить количество ошибок. Поэтому важно и обязательно, чтобы эффективная коммуникация существовала в компаниях, особенно крупных. Как только коммуникация становится неэффективной или нечеткой, ключевые системы компании рискуют развалиться.

Различные типы делового общения

Важно знать, что существуют разные типы делового общения, но в этой статье мы будем рассматривать два: внутреннее деловое общение и внешнее деловое общение.

Внутреннее деловое общение

  • Восходящее сообщение

    Восходящая коммуникация — это процесс, посредством которого информация перетекает с нижнего уровня иерархии на верхний уровень. Другими словами, это любые новости, которые приходят от подчиненного к менеджеру или от любого лица на вершине организационной иерархии. В наш технологический век этот тип общения становится все более популярным и используется, в то время как традиционные формы общения становятся менее популярными.

    Как лидеру компании, важно, чтобы информация текла вверх, чтобы вы знали, как работает компания и что делается под вами. Большая часть информации, которая течет вверх, основана на систематических формах, отчетах, опросах, шаблонах и других ресурсах. Это поможет сотрудникам предоставить необходимую и полную информацию.

  • Нисходящее общение / управленческое общение

    Нисходящая коммуникация — это поток информации и сообщений с более высокого уровня внутри организации на более низкий. Когда руководители и менеджеры обмениваются информацией с подчиненными нижестоящего уровня, это называется нисходящей или нисходящей коммуникацией. Эффективная нисходящая коммуникация имеет решающее значение для успеха организации.

    Хотя нисходящее общение иногда может побуждать к ответу, оно обычно однонаправленное, а не взаимное, в том смысле, что коммуникатор более высокого уровня не приглашает и не ожидает ответа от получателя более низкого уровня. Примером нисходящей коммуникации являются мгновенные указания руководителей сотрудникам. Это могут быть письменные руководства, справочники, памятки, правила или устные презентации.

  • Боковая коммуникация / Техническая коммуникация

    Боковое общение — это «обмен, передача или совместное использование информации, идей или чувств среди людей внутри сообщества, групп сверстников, отделов или подразделений организации, которые находятся на одном или примерно одном иерархическом уровне друг с другом, с целью координации деятельности, усилия или достижение общей цели ». Проще говоря, это обмен информацией между людьми одной иерархии.

    Боковое общение обычно происходит в организации и не направлено ни вверх, ни вниз. Это происходит горизонтально и происходит среди равных и на равноправном уровне. Важно отметить, что обычно это общение между равными, поэтому его также называют равноправным общением.

Внешнее деловое общение

Внешнее деловое общение — это любая информация, которую компания распространяет среди общественности, либо о самой организации, либо о ее продуктах и ​​услугах.

  • Получение и получение инструкций и присвоений как вверх, так и вниз.

    Получение инструкций как с восходящего, так и с нисходящего уровней помогает сотруднику знать точную информацию, которую нужно сообщить общественности. Поскольку внешняя коммуникация направлена ​​на распространение новостей и информации о корпорации среди общественности, клиентов и заинтересованных сторон компании, рупор должен получать инструкции о том, как это делать.

    Это потому, что целью внешних коммуникаций является продвижение компании и увеличение доходов. Общие примеры внешних деловых коммуникаций включают прямую рассылку, финансовые отчеты, пресс-релизы и информационные бюллетени.

  • Обмен и обсуждение информации, в том числе обмен информацией, происходящий на собраниях.

    Коммуникации — это один из способов сформировать и определить имидж корпорации для сообщества, клиентов и потенциальных инвесторов. Внешние коммуникации, такие как информационные бюллетени, статьи в СМИ и пресс-релизы, позволяют общественности узнать о компании, ее благотворительных и экологических усилиях, а также других видах деятельности, связанных с имиджем, которые служат укреплению усилий компании по связям с общественностью.

    Предоставление информации общественности через веб-сайт компании также гарантирует, что клиенты полностью осведомлены о предстоящих продуктах и ​​услугах. Платформы социальных сетей, такие как блоги и Facebook, — одни из самых простых способов связаться с людьми.

    Предоставление обратной связи, исправления и дисциплины для людей, которые отчитываются перед вами, чтобы они могли обладать знаниями и инструментами, необходимыми для лучшего выполнения своей работы.

    Как работодатель, обратная связь с вашими работниками позволяет им выполнять работу более эффективно, если они будут возвращены им снова. Другими словами, если сотрудник завершает работу и не получает обратной связи, он / она будет думать, что работа была выполнена хорошо, в то время как это было не так. Это приведет к тому, что сотрудник снова совершит ту же ошибку, если работа будет отдана ему, что создаст еще одну проблему для компании.

    Лидер должен уметь признавать работу, проделанную сотрудниками, чтобы они чувствовали себя более вовлеченными в прогресс компании. Такой тип сбора отзывов хорош не только для того, чтобы получить представление о том, как работает ваша компания.

    Это также может помочь выявить потенциальные проблемы среди ваших сотрудников до того, как они начнут обостряться. Цель внешней коммуникации — обеспечить бесперебойную коммуникацию между различными организациями или объектами. Обратная связь с вашими сотрудниками по выполненной ими задаче способствует бесперебойной работе компании.

  • Встречи по решению проблем и принятию решений

    На таких важных встречах, которые следует проводить не реже трех раз в месяц, проблемы должны быть вынесены на рассмотрение организации, чтобы увидеть, как лучше всего они могут помочь своим сотрудникам решить эти проблемы, а также принять важные решения, которые либо положительно повлияют на компанию. или отрицательным образом.

Методы делового общения

  1. Интернет-общение

    Это акт обмена информацией, словами или идеями через сеть компьютеров, известную как Интернет. Общение через Интернет можно также назвать веб-конференцией, при которой собрания, конференции, семинары, презентации и обучение проходят с помощью Интернета. Это может происходить по телефону или с помощью видеооборудования.

  2. Телефонные встречи

    Деловая конференц-связь — это просто телефонный разговор с участием трех или более человек. Это позволяет людям, находящимся в разных географических точках, «встречаться» в заранее оговоренное время по телефону, чтобы делать такие вещи, как решение срочных деловых вопросов, требующих участия нескольких человек.

  3. Видео-конференция

    Эти системы видеоконференцсвязи позволяют сотрудникам в удаленных местах проводить собрания, как если бы они были вместе лично.

  4. Личные встречи

    Личные встречи могут помочь бизнесу двигаться вперед, поскольку больше идей предоставляется быстро, в отличие от онлайн-встреч.

  5. Отчеты и официальные документы

    Если вы документируете свою деятельность, это может повлиять на других людей и отделы, и это жизненно важная часть хорошо организованной системы коммуникации.

  6. Презентаций

    Презентации лучше всего подходят для обмена отличными идеями и дают место для вопросов и дальнейших разъяснений. Обычно это осуществляется с помощью отчетов и презентаций PowerPoint.

  7. Доски форумов и часто задаваемые вопросы

    Это внутренние области, в которых сотрудники организации могут обращаться к часто задаваемым вопросам и задавать новые, которые сделают их более эффективными, продуктивными и актуальными по различным вопросам.

  8. Обзоры

    Как внутренние опросы, так и опросы клиентов — идеальный способ получить отзывы и оценки продуктов и услуг. Они облегчают цикл улучшений с обратной связью и открывают канал связи между всеми уровнями внутри организации.

  9. Деятельность по управлению клиентами

    Это включает в себя любые действия по работе с клиентами, такие как поддержка в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), отзывы клиентов и процесс адаптации клиентов.

Преимущества делового общения

  1. Создайте команду

    Эффективное общение построит вашу команду, обнаруживая их сильные стороны и извлекая из них выгоду, а также обнаруживая их слабые стороны и улучшая их.

  2. Повышение морального духа сотрудников

    Когда есть эффективная коммуникация, моральный дух сотрудников и отношение к работе находятся наверху, и это влияет на то, как они работают, но когда нет эффективной коммуникации, моральный дух становится низким, как и производительность.

  3. Повышение удовлетворенности клиентов

    Эффективная коммуникация в этом смысле просто говорит об опросах, поскольку это помогает вам узнать, удовлетворены ли ваши клиенты вашим продуктом / услугой или вам нужно улучшить их, чтобы удовлетворить их.

  4. Повышение производительности

    Когда в компании происходит общение, вы будете знать, над какими областями вам нужно работать и как над ними работать. Как только вы откроете для себя «Как» и сделаете это, продуктивность повысится.

Шаги по настройке процесса делового общения

  1. Проверяйте текущее состояние делового общения и ставьте цели

    Независимо от того, является ли ваш бизнес новым или хорошо развитым, вам нужен план бизнес-коммуникаций, который будет сосредоточен на областях, которые в данный момент нуждаются в наибольшем улучшении, а с течением времени будет работать над всеми остальными областями. Например, это может быть определенная текучесть кадров или степень удовлетворенности клиентов.

  2. Определите основные группы в вашей организации и их отношения друг с другом.

    Найдите время, чтобы изучить структуру вашей организации и все группы, участвующие в способности каждого выполнять свою повседневную деятельность. В зависимости от размера вашей компании это может быть большая или небольшая задача, поэтому дайте себе достаточно времени, потому что это не та задача, которую нужно торопить, поскольку она может определить будущее вашей организации.

  3. Определите методы общения

    Теперь вы должны выбрать методы коммуникации, которые соответствуют вашим целям делового общения, а также то, как будут взаимодействовать основные группы в вашей компании. Это может быть личная встреча, видеоконференцсвязь, опросы и многое другое. Просто убедитесь, что они всегда соответствуют вашим потребностям.

  4. Выбирайте правильные инструменты

    Нет книги, в которой указано, какие инструменты лучше всего подходят для каких-либо целей, но при выборе инструментов старайтесь соблюдать следующие правила.

    • Используйте единую платформу для электронной почты и календарей.
    • Используйте единый инструмент для обмена сообщениями в чате.
    • Создавайте и разрабатывайте рекомендации по бренду, в которых подробно описывается тон голоса и использование элементов бренда.
  5. Документируйте процесс

    Записывайте все, что вы делаете в рамках своего бизнеса, и время от времени превращайте это в документ, которым вы будете делиться со всей организацией. Благодаря этому каждый сотрудник всегда может обратиться к плану коммуникации и решить, что лучше всего предпринять в любой ситуации, в которой он оказался.

Если вы следовали этой статье до этого момента, то готовы положительно повлиять на коммуникационный аспект вашего бизнеса.

Другие полезные ресурсы:

Лучшие инструменты маркетинговых коммуникаций для развития вашего бизнеса

Мощные преимущества общения на рабочем месте

Поделитесь записью в соц.сети :)