Выбрать страницу

Когда к вашему бизнесу присоединяется новый человек, ему предстоит многое наверстать. Им необходимо усвоить много новой информации за короткий период времени, чтобы выполнять свою работу. Подумайте обо всем, что вы знаете о своей работе, а затем представьте, что вам нужно быстро передать эту информацию. Если у вас нет эффективной системы для этого, обмен информацией может не пройти гладко.

Это лишь один из сценариев, в котором система управления знаниями может помочь вашему бизнесу. Если вы искали более эффективный способ управления всей информацией, жизненно важной для вашего бизнеса и его сотрудников, вам стоит подумать о системе управления знаниями. В этой статье мы обсудим, что делает этот тип системы и как ее реализовать.

Что такое система управления знаниями?

Система управления знаниями — это база данных, в которой хранится и управляется широкий спектр информации, имеющей отношение к вашему бизнесу. Компании могут использовать программное обеспечение для управления знаниями, чтобы практически хранить всю информацию, необходимую для успешного ведения своей деятельности. Более того, все данные в программном обеспечении для управления знаниями могут быть легко разделены между сотрудниками.

Например, у сотрудника могут быть документы, в которых изложены требования к определенному проекту. Если этот сотрудник берет отпуск, ему необходимо научить заменяющего ему выполнять свою работу. Более простой способ сделать это — поделиться этими важными документами.

А теперь представьте, сколько документов существует в любом бизнесе и сколько происходит обмена, и вы поймете, почему может быть полезна система управления знаниями. Эта система объединяет все в одном месте и упрощает и ускоряет обмен документами и совместную работу над ними.

Какие функции следует искать в программном обеспечении для управления знаниями

На рынке существует множество вариантов программного обеспечения для управления знаниями. При просмотре вариантов есть определенные функции, на которые вы захотите обратить внимание. Одна из таких функций — возможность создавать резервные копии ваших файлов. Это гарантирует, что вы не потеряете информацию, если кто-то случайно что-то удалит.

Еще одна полезная функция — это функция поиска. Благодаря мощной функции поиска пользователи могут находить искомые документы всего по нескольким основным ключевым словам. Для организаций, хранящих тысячи документов в разных папках, удобный способ быстро найти то, что вам нужно, является большим преимуществом. Наконец, поищите программное обеспечение для управления знаниями, которое дает вам полный контроль над вашим контентом. Это намного проще, если вы можете вносить изменения в документы непосредственно в базе данных, вместо того, чтобы открывать ее в отдельном программном обеспечении.

Как только вы найдете несколько вариантов с желаемыми функциями, попробуйте некоторые из них. Некоторые системы управления знаниями предоставят вам бесплатную пробную версию, чтобы узнать, нравится ли вам их обслуживание. Если нет, вы всегда можете подписаться на месяц и посмотреть, нравится ли вам это, прежде чем решить, хотите ли вы продолжить. Важно получить программное обеспечение, которое выполняет все функции, которые вы ищете, оставаясь при этом простым в использовании, поэтому не торопитесь с принятием решения.

Как внедрить вашу новую систему

После того, как вы выбрали систему управления знаниями для использования, самое время внедрить ее в масштабах всей компании. Первое, что вам нужно сделать, это начать перенос ваших документов. Попросите каждого сотрудника передать свои основные документы, не удаляя их оригиналы. Прежде чем удалять документы из источника, убедитесь, что все работает нормально. Хорошая идея — сначала создать иерархию и организационную систему в базе данных, прежде чем вы начнете все перемещать.

Следующее, что вам нужно сделать, это научить ваших сотрудников использовать это новое программное обеспечение. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вам нужно, чтобы ваши сотрудники использовали его регулярно, а не прибегали к своим старым методам. Проведите несколько обучающих семинаров и напомните сотрудникам использовать новую систему всякий раз, когда они ошибаются.

Наконец, после некоторого использования новой системы вернитесь и просмотрите свои результаты. Упростило ли использование этой новой базы данных задачу? Как вы можете еще больше улучшить свое использование? Важно регулярно получать максимальную отдачу от своих технологий, и новое программное обеспечение для управления знаниями ничем не отличается.

Последние мысли

Как только у вас будет запущена система управления знаниями в вашем бизнесе, все, вероятно, будет работать намного более гладко. Однако на то, чтобы добраться туда, нужно время. Начните уделять больше внимания системам управления знаниями прямо сейчас, чтобы получить преимущества раньше, чем позже.

Поделитесь записью в соц.сети :)